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オフィス移転の流れ

Flow

オフィス移転の流れ

オフィス移転は、ただの引っ越しではありません。
スムーズに進めるためには、全体の流れを把握し、計画的に進めることが成功のカギになります。ここでは、移転の基本ステップをご紹介します。

※50～100名規模のオフィスを約1年の移転プロジェクトとして設計したモデルケースです。
（規模や実施内容によって期間は変動する場合があります）

スタート

オフィス探し

退去準備

内装デザイン

移転

原状回復

プロジェクトスタート

（12ヶ月前～）

まずは、社内でオフィス移転プロジェクトを立ち上げます。
「なぜ移転をするのか」「どんなオフィスを目指すのか」など、目的や条件を明確にしておくことで、物件探しやレイアウト設計もスムーズになります。

1-1

現状オフィスの課題整理

現状オフィスの課題整理は、オフィス移転プロジェクトの基盤を作る重要なステップです。この段階でオフィスの問題点や改善点を洗い出すことで、新しいオフィスがより効率的で快適な作業環境を提供できるようになります。

現状調査コラムを読む

1-2

移転目的の共有

オフィス移転の目的を共有する際には、全社員や関係者がその目的を理解し、同じ目標に向かって協力できるようにすることが非常に重要です。目的が明確で共有されていないと、移転プロセス中に混乱や不満が生じやすく、移転後の順応も遅れる可能性があります。

移転目的の例：

経営戦略

人員の増減

新規拠点の開設

交通利便性の向上

企業イメージ向上

オフィス環境の改善

1-3

予算管理

移転にかかる費用を正確に見積もり、予算を設定します。
予算には引越し費用、設計・改修費用、設備費用、IT環境構築費用などが含まれます。

1-4

スケジュールの設定

各タスクやプロセス（例：契約解約、新オフィスの引渡し、設備の整備、搬入）にかかる時間を見積もり、全体のスケジュールを設定します。

スケジュールの作成を依頼する

オフィス探し

（12ヶ月前～6ヶ月前）

条件に合う物件を探し、比較検討を行います。
「駅からの距離」「レイアウトの自由度」「設備の新しさ」など、動きやすさとブランディングの両立がポイントです。

2-1

希望条件の整理（広さ・場所・予算）

面積や賃料予算が決まったら、次は物件の情報収集です。
もし、「どこから手をつければいいかわからない…」と感じたら、コンサルタントに相談するのもひとつの方法です。専門的な視点から、あなたの会社にぴったりなオフィスを見つけるお手伝いをします。

オフィスを検索するコンサルタントに相談する

2-2

物件の内覧・選定

オフィス物件の内覧・選定は、単に「いい場所が見つかればOK」ではなく、細かい点に注意を払うことが大切です。内覧時に押さえておくべきポイントを整理しました。

内覧時チェックリストを見る

2-3

契約交渉・入居申し込み

希望に合った物件が決定したら、申込書の提出の段階に移ります。
申込時には審査書類の提出を求められます。

審査書類の例：

商業登記簿謄本

法人の印鑑証明書

決算書直近3期分

連帯保証人の印鑑証明書

退去準備

（6ヶ月前～）

3-1

解約予告を通知する

新オフィスの契約が完了したら、現オフィスに対して解約予告の提出です。
解約予告は書面での提示が必要です。
※定期借家契約の場合は、契約期間の満了をもって終了します。

3-2

原状回復工事期間と費用

一般的に、原状回復の施工業者は貸主が指定し、費用は借主負担となります。
事前に見積もりをもらい、費用面を確認しておきましょう。
費用については工事の発注期限までしっかりと交渉することが重要です。
原状回復工事の専門業者を当社からご紹介させて頂く事も可能です。

原状回復工事について相談する

内装デザイン工事

（10ヶ月前～）

4-1

内装デザイン会社の選定

オフィスの内装設計を専門にする会社でも、コストパフォーマンスに優れた会社、デザイン性に優れた会社、働き方に則した内装をご提案できる会社など、得意分野がそれぞれ異なりますので、今回の移転の目的に沿った内装会社を選定することが重要です。

内装工事について相談する

4-2

内装レイアウトの要件の整理

予算、デスクや会議室の数、リフレッシュエリアやキャビネットの個数など、必要な要件を整理しましょう。
移転後の働き方・ワークスタイルや企業ブランドイメージなど、コンセプトを内装会社にしっかりと伝えることも重要です。

4-3

什器の転用、処分、購入決定

現オフィスで利用している什器で、新オフィスで転用するもの・廃棄するもの、新たに購入するものを確認していきましょう。
転用しない什器・備品は買取してもらえる場合もありますので、内装会社に確認することも重要です。

4-4

内装工事を発注する

レイアウトやデザイン、見積もりが確定したら、内装工事の正式発注を行いましょう。

移転

（2ヶ月前）

5-1

引っ越し、什器の搬入

引越し業者の選定は、一社ではなく複数の業者に見積り依頼を行うのがポイントです。
価格だけではなく効率よく引っ越しを行うには、引っ越し業者が廃棄物の引き取りまでを行ってくれるかどうかなど、多少割高でも別会社に依頼する手間を考えれば安く済む場合もあるので、必ず確認しましょう。

5-2

社員への移転スケジュールの確認

移転作業の全体のスケジュール確認を行います。
社員個人、部署単位でそれぞれ持っていく物品リストを作成し、データのバックアップなどは専門業者に依頼することをおすすめします。

5-3

取引先への連絡、関係官庁へ提出

役所へ必要書類の届出や保険会社の手続きなども行わなければなりません。
移転の場合、手続き書類に移転後数日から1ヶ月以内の提出が定められています。
事前に各種届出に必要な書類を準備しておきましょう。

官公庁への手続を確認する

原状回復

（移転完了後）

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旧オフィスの原状回復工事

原状回復工事の施工内容と金額に問題がなければ、正式発注を行います。

6-2

旧オフィスの明け渡し

一般的にオフィス物件の原状回復工事は、契約期間内に完了させなければならず、解約日までに工事が完了できなかった場合（手直しなども含め）日割りで家賃が発生する場合もあるので注意が必要です。
また、敷金の返還時期は物件によって異なりますが、退去後数カ月後になる場合もありますので、移転資金は余裕を持って準備するようにしましょう。

オフィス移転は工程が多く、見落としがちなポイントもたくさんあります。
だからこそ、信頼できるパートナーと一緒に進めることで、スムーズで満足度の高い移転が実現します。

初期の段階からぜひお気軽にご相談ください。
私たちが、計画〜移転完了まで一貫してサポートいたします。